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履歴書の封筒マナー 書き方・入れ方・手渡し方と色・サイズの解説

履歴書の封筒マナー 書き方・入れ方・手渡し方と色・サイズの解説

転職活動での履歴書送付は、昨今ではメール添付のケースも多くありますが、郵送が必要とされるケースもあります。その際意外に見落としがちなのが、郵送する封筒のマナーです。今回は履歴書を郵送する際の封筒選びや正しい宛名の書き方などを詳しく解説していきます。

履歴書を郵送で送るときの封筒の書き方例

履歴書を郵送する際は、わかりやすくはっきりとした文字で書くことが第一です。その上で書き方にマナーやルールがありますので画像を例に、ひとつずつ解説していきます。

封筒の書き方

表面 宛先住所の書き方 数字は漢数字?アラビア数字?

表面には相手先の住所、宛名を書きます。郵便番号は、上部に郵便番号欄がある場合はそちらに、欄がない場合には〒マークを付けずに右上に書きましょう。

住所は郵便番号の下、右端から縦書きで記入するのが一般的です。都道府県名も略さず、正確にすべて書きましょう。番地などの数字は、縦書きは漢数字で。アラビア数字は横書きの場合に使用します。また番地を書くときは「○—○—○」ではなく「○丁目○番地○号」と省略せずに記入しましょう。建物名も正式名称で書き、階数も「○F」と省略せず「〇階」とします。

宛名は「御中」?「○○様」? 担当者の名前の書き方

宛名は封筒の中央に記します。会社名も正確に、(株)など省略せず正式名称を書きましょう。部署名は改行し、社名の左に1~3文字程度下げたところから採用担当部署名を記載します。部署名までの場合は最後に「御中」を付けます。採用担当者の名前が分かっている場合はさらに改行し、担当者名まで書き、名前の下に「様」を付けましょう。

採用担当者の名前が不明の場合、名前の代わりに「採用ご担当者様」と記入するべきか迷うかもしれません。採用担当者が1人であることが分かっている場合は使えますが、複数いる場合や何人いるか分からない場合には使用できません。その場合は「採用担当+御中」と記しましょう。

注意したいのが、「御中」と「様」は併用できないことです。「御中」は宛先が組織など複数人いる場合に付けます。「様」は個人の場合に付けるものです。「御中」と「様」を併用すると二重敬語で失礼になるのでしっかり使い分けましょう。

例)
○「△△株式会社 人事部御中」
〇「△△株式会社 人事部 〇〇様」
×「△△株式会社 人事部御中 〇〇様」

「履歴書在中」「応募書類在中」の違い 手書きかスタンプか

封筒の左下に「履歴書在中」または「応募書類在中」と赤字で縦書きに書き、枠で囲みます。企業には日々多くの郵便物が届くため、他の部署に誤って送られてしまわないようにすることが目的です。赤の油性サインペンやボールペンを使用しましょう。文房具店や100円ショップで売られているスタンプでも問題ありません

書類が履歴書のみの場合は「履歴書在中」とし、履歴書とともに職務経歴書などの他の書類も同封する場合は「応募書類在中」と記入します。。

封をしたら「〆」を記入

書類を入れたらのりや両面テープでしっかりと封を閉じます。セロハンテープは郵送中にはがれてしまう可能性があるため避けましょう。両面テープが付いている封筒を使用するのもおすすめです。

しっかり封をしたら、中央に1か所「〆」と書きましょう。これは「確かに封をした」という意味です。印鑑を押しても構いませんが手書きの「〆」で特に問題ありません。

履歴書の書き方については、こちらの記事も参照してください。
履歴書の書き方・ポイント

封筒の書き方マナー Q&A

封筒の書き方・マナー

他にも封筒に書くときのマナーがあります。手書きと印刷、縦書きと横書きどちらにすべきなのかなど細かいポイントを確認していきましょう。

封筒は手書きと印刷 どちらが良いの?

封筒の字は手書きでも印刷でもどちらでも構いません。字の上手下手は採用に直接影響はないと考えて問題ないでしょう。ただし手書きの場合は、丁寧に分かりやすく読めるよう書くことを心掛けます。また、筆記用具はマジック、ボールペンどちらを使用しても構いませんが、必ず油性のものを使いましょう。水性だと郵送の途中ににじんでしまう可能性があるためです。消せるボールペンも温度変化で消えてしまう可能性があるため使用は控えましょう。

印刷の場合、ビジネスで一般的な宛名シールの使用は、複数応募しているうちの一社であるように見え、採用担当者に悪印象を与えてしまう可能性があるため避けましょう。

横書きでも良いか?

宛名や住所は縦書きと横書きどちらでも可とされていますが、縦書きが一般的です。建物名や会社名が英語表記などの場合に、読みやすさを考慮して横書きにすると良いでしょう。

応募書類と同様に修正は避ける?

表記を間違えてしまった場合、修正テープや修正液を使うのではなく、新しい封筒に書き直しましょう。応募書類は、修正した跡があると内容の改ざんが疑われ、記載内容全体の信憑性が下がるので避けます。同様に封筒も修正跡があると雑な印象を与えてしまい、印象を悪くするおそれがあるため避けましょう。

切手の料金を確認

郵送する場合は、左上に切手を貼ります。その際、料金不足にならないよう注意しましょう。定形外郵便物の切手代は100g以内が140円です。中身が履歴書と添え状の場合70g程度なので、140円分の切手を貼れば届きます。

しかしポートフォリオや職務経歴書などその他の書類を含む場合は重さが変わります。150g以内であれば210円ですが、封筒の大きさや厚みなどによっても変わることがあるため、出す前に必ず確認しましょう。郵便局の窓口に持ち込めば、重さをはかってくれるので安心です。

国内の郵便物料金表は、郵便局のホームページから確認できます。
国内の料金表 手紙・はがき

封筒の選び方 履歴書送付には白の角2封筒を使う

履歴書は折らずに送付できるよう、A4サイズのクリアファイルに書類を入れて郵送します。封筒のサイズは、A4サイズを入れて余裕のある「角形2号」サイズ(240×332mm)で、色は白いものを使用しましょう。封筒には白や茶などの色がありますが、茶色しかなければ、茶封筒でも問題ありませんが、白い封筒は字が読みやすくきちんとした印象があります。

ただし紙質が薄いと白封筒は中身が透けてしまうことがあるので、厚みのあるものを選びましょう。

書類の入れ方 三つ折りはNG!

三つ折りNG

封筒に書類を入れるときも注意が必要です。雑な入れ方で折り目が付いたり、逆さまになっていたりすると仕事に対しても雑なのではないか?と悪印象につながってしまいます。マナー違反にならないよう必ず確認しましょう。

履歴書はA3の二つ折りまで

市販の履歴書のほとんどはA3サイズです。記入したら二つ折りにしてA4サイズのクリアファイルに入れましょう。三つ折りや四つ折りにすると折り目がつき読みにくくなります。市販の履歴書は最初から半分で折り目がついていますが、自分でA3サイズに印刷する場合は記載した面が表側になるように丁寧に折ります。

添え状の書き方

郵送する場合には「添え状」を同封することがマナーです。添え状とは、誰が何を送ったかすぐに把握できるようにするためのものです。採用担当者に対する挨拶にもなるため丁寧に書きましょう。添え状に書くべきポイントは、以下の7つです。

 

  • ・日付(投函日)を右上に記入
  • ・宛名を左上に記入
  • ・差出人(自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレス)を日付の下に記入
  • ・送付状のタイトル(「応募書類の送付につきまして」など)
  • ・本文(頭語・時候の挨拶・結びの挨拶・結語を必ず記入)
  • ・記書き(「記」の下に、同封書類とその枚数を箇条書きで記入)
  • ・「以上」と右下に記入

 

クリアファイルに入れる順番

履歴書などの書類はクリアファイルに入れて送付します。クリアファイルに入れる理由は、汚れたり折れたりすることを防ぎ、書類をひとまとめにするためです。送付に使うクリアファイルは使い古したものや柄などが入っているものは避け、無色透明のきれいなものを使用しましょう。

また入れる順番にもマナーがあります。これは採用担当者が目を通す順になるため、間違えないように注意しましょう。
以下の順に揃えてファイルに入れます。

 

  • 1.添え状
  • 2.履歴書
  • 3.職務経歴書
  • 4.その他の書類

 

書類をクリアファイルに入れるときには、書類の向きや表裏にも注意しましょう。

封筒への入れ方

封筒の宛名が書いてある方を表向きにクリアファイルを入れて閉じます。封筒にはあらかじめ宛名を書いておきましょう。書類を入れてから封筒に宛名を書くと、インクがにじんでクリアファイルや書類を汚してしまう可能性があります。

履歴書を持参した時の渡し方

郵送ではなく、場合によっては履歴書を企業に持参して直接手渡すこともあります。手渡す場合もクリアファイルに書類をそろえ、封筒に入れて持参します。ただ、手渡す場合は封をする必要はありません。また、宛名と住所の記載も不要です。封筒の表面左下に赤字で「履歴書在中」または「応募書類在中」、裏面には自分の住所と名前を書きます。

それでは、履歴書持参時の手渡し方のマナーも確認していきましょう。

担当者に直接渡すときは封筒から出して渡す

面接時に履歴書を採用担当者に直接手渡す場合は、クリアファイルを封筒から出し、封筒の上に書類を入れたままの状態のクリアファイルを重ね、封筒と一緒に手渡しましょう。差し出す向きは、相手が正しく読める方向にします。
両手で差し出して「本日はよろしくお願いいたします」と挨拶も忘れずにしましょう。

受付で渡すときは封筒に入れたまま渡す

会社の受付など、履歴書を採用担当者以外に預ける場合は、クリアファイルを封筒に入れたまま渡します。その際、相手から見て読める方向に直しましょう。採用担当者でないからといって雑な対応をすることはNGです。挨拶なども丁寧に行います。

提出前の最終チェックリスト

最終チェック

履歴書をあわてて提出すると、思わぬマナー違反をしていたり書類に漏れがあったりと失敗につながりかねません。封をする前や提出前に、間違いがないかしっかり最終確認をすることが大切です。

<最終確認チェックリスト>

  • 誤字・脱字はない
  • 履歴書を漏れなく記入している
  • 顔写真はまっすぐ、はがれないようしっかり貼られている
  • 住所、会社名などを省略せずに書いている
  • 添え状を用意した
  • クリアファイルに順番通りに書類を入れた
  • 封筒の左下に赤字で「履歴書在中」または「応募書類在中」と記載した
  • 封筒の裏面に自分の住所、氏名を記載した
  • 宛名に「御中」と「様」を併用していない
  • 切手代は不足していない

 

履歴書を入れた封筒は、採用担当者が最初に目にするものです。封筒の種類や宛名の書き方、書類の入れ方、どれかひとつでもビジネスマナーがなっていないものがあれば、印象は悪くなってしまう恐れがあります。実績がいくらあっても、最初の印象が悪いと採用に影響する可能性も否めません。
たかが封筒と軽く考えず、丁寧に準備することが大切です。

 

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