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職務経歴書の書き方完全ガイド|ダウンロード用フォーマット・テンプレート付き

職務経歴書の書き方完全ガイド|ダウンロード用フォーマット・テンプレート付き

職務経歴書は、自分の職歴やスキルをわかりやすく紹介し、応募企業に入社後の活躍イメージを持ってもらうための重要な資料です。採用担当者に「ぜひ会って話をきいてみたい」と思わせるためにも、ポイントやコツを押さえて職務経歴書の作成に取り組むようにしましょう。

そこで今回は、職務経歴書の項目や書き方、履歴書との違い、フォーマットの種類、企業へ送付する際の例文・マナーなどについてわかりやすく解説します。また、ダウンロードして使える職務経歴書の見本(職種別)も紹介しますので、ぜひ作成時に活用してみてください。

職務経歴書とは?

そもそも職務経歴書とは、転職活動においてどのような役割を持つ書類なのでしょうか。本章では、職務経歴書の定義や役割、主な項目、履歴書との違いについて解説します。

職務経歴書とは

職務経歴書とは、自分の経験してきた業務内容と身につけたスキルを、在籍企業ごと・期間ごとにわかりやすく記載した書類のことです。具体的には、「どの企業で」「どのような職務を担当し」「どのような成果をあげ」「どのようなスキル・知識を身につけたか」を網羅的に記載します。転職活動において、職務経歴書は自身のスキルレベルを採用担当者へアピールし、採用基準に合致していることを証明するための重要な資料といえるでしょう。

履歴書との違い

履歴書とは、応募者のプロフィール情報をまとめた資料のことです。具体的には、顔写真・氏名・生年月日・現住所・連絡先・学歴・職歴・志望動機・自己PR・本人希望欄などの項目で構成されています。

履歴書と職務経歴書の大きな違いは、項目の数と内容です。履歴書は応募者のパーソナルな情報が幅広くまとめられていますが、職務経歴書は経験してきた“業務”に特化して記載されています。履歴書にも職歴の欄がありますが、記載スペースが限られているため、職務経歴書の提出を別途求められるケースがほとんどです。

職務経歴書の主な項目

職務経歴書は、一般的に以下のような項目で構成されています。

  1. 【1】日付・氏名:職務経歴書の提出日と応募者の本名を記載する
  2. 【2】職務要約:職歴を200~300文字で総括する
  3. 【3】職務経歴:経験してきた業務内容について、企業名・期間・担当部署・職務内容などにわけて記載する
  4. 【4】活かせる経験・知識・技術:職務内容のなかから、応募先で活かせるスキルや知識を抜き出して記載する
  5. 【5】取得資格:国家資格や民間資格、語学系資格をはじめ、応募先で活かせる保有資格を記載する
  6. 【6】自己PR:自分の強みを列挙し、それを応募先でどのように活かせるかについて記載する

職務経歴書はPCで作成していい?用紙のサイズは?

職務経歴書はどうしても文章量が多くなってしまうため、手書きでは手間も時間もかかってしまいます。そのため、職務経歴書はPCで作成することが一般的です。Wordを活用すれば、整ったフォーマットに沿ってよりスムーズに作成できます。用紙の大きさとしては、A4サイズ1~2枚程度に収めるのが理想的です。文章量が多くなりすぎると、読み手である採用担当者に負担をかけてしまうため、できるだけコンパクトにまとめましょう。

また、企業によって職務経歴書の提出方法は異なり、郵送・メール・手渡しの場合があります。提出方法については、事前に応募先のホームページや求人情報で確認し、それに従うようにしましょう。

職務経歴書を書き始める前の準備

職務経歴書を書き始める前に、まずは応募企業のこと・自分のことについてよく理解しておくことが大切です。本章では、職務経歴書を書き始める前に欠かせない“2つ”の準備について解説します。

01求められている人物像を確認する

1つ目は、応募企業で求められている人物像について理解することです。 それぞれの応募企業によって職務に必要なスキルや知識、価値観、志向性などは違っており、求められている人物像も異なります。つまり、職務経歴書の内容も、応募企業ごとに調整する必要があるということです。そのため、まずは求人広告や採用ホームページなどをよく読み込み、募集職種で求められている経験やスキルを正しく把握しておくようにしましょう。それに応じて、職務経歴書でアピールする強みを最適化することが大切です。

02自分のキャリアを棚卸しする

2つ目は、自分のこれまでのキャリアについて理解を深めることです。 自分の経験した職務内容を正しく知っておかないと、何をどのようにアピールすべきか迷ってしまいます。そのため、職務経歴書を記載する前に、自分の今までのキャリアを棚卸しすることも大切です。経験した業務をメモに列挙して、そこで身につけたスキルや知識、ノウハウ、実績、表彰歴などを紐づけて書いてみましょう。最初にメモ書きで構成案を作っておけば、本番の職務経歴書を書く際に迷うことなく、スムーズに清書できます。

書類選考の通過率が上がる!職務経歴書の書き方とポイント

職務経歴書を書く際には、書き方のポイントをつかみ、経験やスキルを効果的にアピールすることが大切です。

本章では、書類選考の通過率を上げるために、職務経歴書で意識すべき“6つ”のポイントを紹介します。

1. 日付は、西暦・和暦を混在させず、どちらかに表記を統一する

日付の記入は西暦でも和暦でも問題ありませんが、混在させずどちらかに統一します。併せて履歴書を提出する場合にも、表記を統一するよう注意しましょう。また、郵送する場合は書類を発送した日、面接日に直接持参する場合は面接当日の日付を記入します。

職務経歴書サンプル 日付

2. 職務要約は、採用担当者の目に留まるようシンプルにまとめる

書面の書き出しとなる職務要約は、業務実績やマネジメント経験など、職務経歴書でアピールしたい内容を3~5行程度で簡潔にまとめます。その際、数字を活用したり、職務のキーワードを書き出すと採用担当者へ伝わりやすくなります。

記入例

大学卒業後、◯◯株式会社に入社。有価証券運用に携わった後、2013年に△△株式会社に転職し、融資渉外として法人、および顧客への営業に加え、支店への教育・支援等に従事。

  • ・中堅企業から大企業まで幅広い企業と対象とした□年間の法人営業の経験
  • ・M&Aアドバイス業務、401K、不動産流動化業務、シンジケートローンなどの提案経験
職務経歴書サンプル 職務要約

3. 職務経歴は具体的に記載する

勤務先の名称は正式名称で記載します。また、事業内容や資本金、従業員数等、公開されている会社情報は具体的に記載しましょう。

記入例

事業内容:金融業(預金・外国為替・融資)
上場区分:プライム上場 従業員:1,000名 資本金:5億 売上:160億円 雇用形態:正社員

職務経歴書サンプル 職務経歴

4. 職務内容は、売り上げやクライアント数など、成果にかかわる実績は、具体的な数字を用いてアピールする

どのような仕事を、どのような工夫をして、どのような成果を出したかを記載します。具体的には、部下の人数や達成率、コスト面の貢献など、マネジメントの能力を測る情報として数値で表せるものは可能な限り具体的な根拠や数字とともに明示しましょう。他部署が絡む調整業務等、コミュニケーション力が分かる業務上のエピソードがあると好感度がアップします。また、部署異動をした場合には、段落をわけて書くと分かりやすくなります。役職がなかった場合は、特に記載する必要はありません。

記入例

売上100億円超の公開企業10社・公共団体及び優良医療法人を中心に担当。総貸出は140億円、毎半期の目標は1.5億円を担う。
また、管理職として新入社員1名、入行5年目1名の2名の指導、育成、管理業務も営業推進と併せて経験。

【実績】
予算比:95%/対前年比:105%

職務経歴書サンプル 職務内容

5. 活かせる経験・知識・技術は、転職先での活躍イメージが伝わるように効果的に活用

取得した年月順に、仕事に関連するものを優先して記載します。仕事にあまり関係のないものは省略してかまいません。現在勉強中のものを記入して、意欲のアピールにつなげることも可能です。また、「普通自動車免許取得」も忘れずに記載しましょう。

記入例

■ 活かせる経験・知識・技術
・投資信託の目論見書・有価証券届出書・約款作成経験
・指導力や組織の統制力

職務経歴書サンプル 活かせる経験・知識・技術

6. 自己PRは、転職先での活躍イメージが伝わるように効果的に活用

職務経歴書の中の自己PRは、あくまでキャリアを通じて「自分ができること」をアピールするものです。やる気や企業に対する志望動機などの思いを伝えるものではありません。記載した職務経歴から、自分がどういったキャリア、スキルを持っているのか、それを踏まえた上で実際に何ができるのかを採用担当者に知ってもらうことが重要です。PRポイントをグルーピングして、簡潔な見出しをつけると良いでしょう。

記入例

相手の立場にたって考えるスタイルで日々渉外活動を行った結果、顧客とのコミュニケーション構築能力は自信があります。

<コミュニケーション構築能力>
前職から顧客・および職場での関係構築を重要と考え重点を置いて業務を行ってきました。例えば、取引先には関係構築のため積極的に話し相手のニーズ等を聞き出し対応できるよう努めました。

<顧客視点での行動能力>
顧客の立場から考えて行動することで、少しでも顧客の希望に応えられるように努めることで、自身の成長にもつながりました。

職務経歴書サンプル 自己PR

職務経歴書の3つのフォーマット

職務経歴書に決まった形式は存在しませんが、大きく分けて3種類のパターンがあります。

編年体形式

編年体形式のポイント

職歴を過去から現在の順に記載するタイプ。最も一般的な書き方です。
時系列に並んでいるので、自分のキャリアの積み重ねをわかりやすく伝えられるのがメリット。営業職・経理・人事などの管理系職種ほか、配属部署や職位によって業務内容が変わる職種の場合、過去から現在まで順を追って説明することで、ステップアップ・キャリアアップしてきた自分をアピールできます。

逆編年体形式

逆編年体形式のポイント

現在から過去へさかのぼって経歴をまとめるタイプ。汎用的にあらゆる職種で利用可能です。
採用担当者は、直近のキャリアに最も興味を持ちます。求職者側も、役職が上がって重要な仕事を任された直近のキャリアをアピールしたい、あるいは直近の仕事が応募する企業の業界、業種に関連しているためアピールしたい場合は、逆編年体形式で記載することで即戦力をアピールできます。現職でマネジメント職など重要な仕事を任されている人、大きな成果を上げた人にもおすすめです。

キャリア形式

キャリア形式のポイント

業務内容やプロジェクトごとに職歴をまとめる書き方です。エンジニアなどの技術系職種・コンサルタントなどの専門職ほか、プロジェクト単位で業務をすすめる職種向けのフォーマットです。強みをダイレクトに伝えられるほか、1つの会社の中でいくつかの職種を経験した人やさまざまな業務を担当していた人、転職回数が多い人におすすめです。

職務経歴書の書き方見本&フォーマットテンプレートダウンロード

職種別の職務経歴書の書き方とサンプルをご用意しました。パソナキャリアのコンサルタントによる職種ごとのアピールポイントの書き方もぜひご参考にしてください。

職種別見本

営業

管理・事務

IT・Webエンジニア

技術職(電気・電子・機械・化学)

クリエイティブ

コンサルタント・士業

販売員・サービススタッフ

研究・開発(メディカル)

専門職(金融)

専門職(不動産・建設)

英文レジュメ

郵送で職務経歴書を提出するときの送り方・ルール

完成した職務経歴書を郵送で提出する際には、どのようなことを意識すればいいのでしょうか。本章では、郵送で職務経歴書を提出するときのルール・宛名の書き方・送付状の例文について解説します。

封筒の選び方やマナー

郵送で職務経歴書を送る際は、白または茶色の封筒に入れ、重量に応じた金額の切手を貼ってから提出します。
封筒のサイズは、A4サイズの書類を折らずに封入可能な「角形2号」または「角形A4号」が理想的です。万が一書類が折れ曲がったり水に濡れたりしないよう、書類一式をA4サイズのクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。書類を入れる際の順番としては、上から「送付状」「履歴書」「職務経歴書」「その他の書類」の順で重ねます。履歴書やその他の書類を送らない場合は、その部分を省略しても問題ありません。送付状とは、送り主の氏名と簡単なあいさつ文をしたためた依頼状のことで、郵送の際には必ず添付するようにしましょう。

宛名の書き方

宛名の書き方 イメージ

職務経歴書を入れた封筒には、表面・裏面それぞれに記載すべきことがあります。
具体的には、以下の要素を忘れないようにしましょう。

<表面>
  1. ①切手
  2. ②送付先の住所・郵便番号
  3. ③送付先の社名・宛名
  4. ※社名の「株式会社」は略さずに記入する。また、送付先が個人の場合には「○○様」、社名・部署名・役職名の場合には「○○御中」と記載する。
  5. ④「応募書類在中」の表記
<裏面>
  1. ⑤差出人の住所・氏名・郵便番号
  2. ⑥「〆」マーク

送付状の書き方・例文

送付状の書き方・例文 イメージ

職務経歴書を郵送する際には、あいさつ状である「送付状」の同封が必要です。送付状の有無が合否に直接影響するわけではありませんが、同封することで採用担当者に礼儀正しさや誠実さをアピールできます。
送付状を書く際には、以下の要素を押さえたうえで、A4サイズ1枚以内で簡潔に記載しましょう。

  1. ①提出時の年月日
  2. ②送付先の社名・部署名・担当者名
  3. ③自身の住所・連絡先・氏名(フルネーム)
  4. ④タイトル
  5. ⑤拝啓・時候のあいさつ
  6. ⑥本文 ※簡単な自己PRと面接の依頼のみを記載する
  7. ⑦敬具
  8. ⑧記書き ※同封している書類の内容・枚数を記載する
  9. ⑨締めの言葉

メールで職務経歴書を提出するときの例文・ルール

応募企業によっては、メールで職務経歴書の提出を受け付けているケースも珍しくありません。本章では、郵送で職務経歴書を提出するときの送り方・ルール・例文について解説します。

送り方のルール

1.プライベートのメールアドレスを使用する

携帯電話のメールアドレスは避けましょう。また、GmailやYahoo!メールなどのフリーアドレスは、一般化してきていますので利用しても問題ありませんが、フリーアドレスを利用する場合は、企業からのメールを受信できない可能性があるため、ドメイン指定受信設定をしていないか注意が必要です。
新しくアドレスを作成する場合はシンプルなものがベストです。

2.ファイル形式はWord・Excel・手書きいずれもPDFで作成。ファイル名は分かりやすく

ファイル形式に特に指定がない場合はPDF形式がベストです。WordやExcelを使って作成した場合でも、PDFファイルへ変換しておくとレイアウトも保ったまま印刷できます。
ファイル名は、採用担当者の管理がしやすくなるため、「日付」「氏名」をつけておくことをお勧めします。
(例)20220801_職務経歴書_氏名

3.パスワードはアルファベットと数字のシンプルなものを設定する

パスワードは文章のように長いものは避け、アルファベットと数字のシンプルなものを設定しましょう。
パスワードを設定した文書を送信する場合には、一通目のメールに応募書類を添付し、二通目のメールでパスワードを送ります。

採用担当者は毎日大量のメールをチェックしています。件名は、「応募書類ご送付の件 氏名」として、採用担当者が一目でわかるようにしましょう。

メール(一通目)の例文

1通目(応募連絡・書類添付)

まずは一通目に送付するメールについて、押さえるべき要素と例文を紹介します。
メールには以下の要素を必ず入れ、採用担当者に負担をかけないよう、本文はなるべく簡潔に記載しましょう。

  1. ①件名 ※添付する書類の内容・用件が端的に伝わるようにする
  2. ②宛先
  3. ③あいさつ文
  4. ④本文(用件)
  5. ⑤締めの言葉
  6. ⑥署名(自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレス)

メール(二通目 ※パスワード送付)の例文

2通目(書類に設定しているパスワードの連絡)

続いて、二通目に送付するパスワードのメールについて、押さえるべき要素と例文を紹介します。
パスワードのメールを送る際は、以下の要素を押さえつつ、できるだけ用件を簡潔に伝えるようにしましょう。

  1. ①件名
  2. ②宛先
  3. ③用件(パスワード)
  4. ④締めの言葉
  5. ⑤署名(自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレス)

手渡しで職務経歴書を提出するときのルール

企業によっては、職務経歴書を直接持参して、採用担当者へ手渡すケースもあります。手渡しする際には、郵送の際と同様、書類一式をA4サイズのクリアファイルに同封したうえで、「角形2号」または「角形A4号」の封筒に入れましょう。ただし、手渡しの場合、直接担当者にあいさつできるので送付状は必要ありません。

また、採用担当者へ直接手渡しする場合は、相手方の住所や担当者名は書かなくても問題ありません。封筒の表面には「応募書類在中」とだけ書き、裏面の左下には自分の住所・氏名・郵便番号のみ書きましょう。

職務経歴書を提出する前の最終チェックリスト

職務経歴書の内容に万が一誤りがあると、訂正したものを再度提出する必要があります。また、誤記入があることで、採用担当者に「丁寧さに欠ける」と感じさせてしまい、印象も悪くなってしまいかねません。そのため、職務経歴書を提出する前には、今一度内容を確認して、問題がないかをチェックするように心がけましょう。

<チェック項目>

  • 全体を通して誤字・脱字はないか
  • 冒頭の日付は作成日ではなく、提出日になっているか
  • 職歴内の日付は西暦または和暦で統一できているか
  • 敬体(です・ます)と常体(だ・である)が混じっていないか
  • 文字のサイズとフォントは統一されているか
  • 句読点を忘れている箇所はないか
  • 冗長すぎて読みにくい文章はないか
  • 余白の広さは、各ページで統一できているか
  • わかりにくい社内用語や専門用語が多用されていないか
  • 会社名は正式名称か(離職後の社名変更はないか)
  • 書いてある内容に嘘はないか(役職・在籍期間・資格など)
  • 見出しや箇条書きを使ってわかりやすく書けているか
  • 履歴書の内容と矛盾のある箇所はないか
  • 自己PRやスキルが応募企業の採用要件に合致しているか
  • 記載内容について、面接で深掘りされたら答えられるか

職務経歴書に関するQ&A

本章では、職務経歴書に関する主な疑問にQ&A形式で回答します。
職務経歴書の書き方に迷った際に、ぜひ参考にしてみてください。

  • Q

    職歴経歴書にはすべての経歴を書くべき?

    たとえ経験してきた職務内容が多かったとしても、職務経歴書にはすべて記載するようにしましょう。自分があまり重要ではないと認識している職務経験でも、応募企業にとっては重要な場合もあります。アピールチャンスを逃さないためにも、職務内容はもれなく記載することが大切です。また、職歴を隠ぺいして入社後に発覚すると、最悪の場合は経歴詐称を疑われかねません。その意味でも、職歴はすべて正直に書くことが肝心です。

  • Q

    職務履歴書で何をアピールすればいいかわからない…

    自分にとって重要に思えない職務経験のなかにも、アピールできる要素は必ずあります。例えば、未経験職種に応募する際でも、コミュニケーションスキルやマネジメントスキルなどの汎用的なスキルは応募先で十分活かせます。転職エージェントや周囲の人に相談に乗ってもらいながら、一度自分の強みを書き出してみましょう。応募先で求められている人物像と、自分の強みの重なっている部分を探すと、書くべき内容も見えてきます。

  • Q

    アルバイト・ボランティア経験は職務履歴書に記載すべき?

    アルバイト経験は、職務経歴書には記載しないことが一般的です。ただし、離職期間中にアルバイトをしており、その経験が応募先で活かせそうな場合は記載しても問題ありません。アルバイト経験を記載すべきか迷った場合は、アピールポイントとなる実績・スキルがあるかどうかで個別に判断するようにしましょう。
    また、ボランティア経験は職務ではないので、基本的に職歴の欄には記載しません。ボランティア経験のなかで習得したスキルやアピールできる実績があれば、自己PR欄でその旨を端的に説明するのがポイントです。

  • Q

    ブランク期間が長い場合、職務履歴書はどう書くべき?

    職務経歴書において、ブランク期間は職務内容やスキルと比べて採用担当者からあまり重視されません。
    しかし、職務と職務のあいだの空白期間があまりに長いと、面接で理由を確認されることがあります。そのため、ブランク期間が長い場合は、職務経歴書に備考を書いておくのも一案です。例えば、「※6ヶ月間の離職期間中は転職活動に取り組んでいましたが、並行して資格の勉強にも取り組み、簿記2級を取得しました」のように補足を入れます。ブランク期間を有意義に使っていたことが伝わると、主体性や積極性のアピールにもなるでしょう。

  • Q

    提出後に間違いに気づいた場合、どうする?

    間違いに気づいた時点で、速やかに採用担当者へ電話またはメールで連絡しましょう。
    その際、訂正した職務経歴書を提出してもよいか、採用担当者へ確認して指示を仰ぎます。再提出を認めてもらえた場合は、該当箇所を修正して、再度送り直しましょう。万が一面接日が迫っている場合には、当日持参するよう指示が出ることもあります。いずれの場合でも、不備があったことに対して、採用担当者に対して謝罪の気持ちを誠心誠意伝えることが大切です。

  • Q

    同じ職務履歴書を、別の応募先で使い回しても大丈夫?

    どの企業に応募する場合でも、自身の職務経験が大きく変わることはありません。しかし、応募先によって求められているスキルはまったく異なります。そのため、同じ職務経歴書をそのまま使い回すのではなく、応募先によってアピールすべき強みや実績を微調整することが重要です。
    例えば、ITのスキルが必要とされている企業であればその部分の職務経験を強調したり、逆に求められていないスキルは控えめに書いたりするという工夫もできます。応募先ごとの社風や職務内容を正しく理解したうえで、職務経歴書の書き方をアレンジすることがポイントです。

  • Q

    外資系企業と日系企業で職務経歴書は違う?

    外資系企業と日系企業では、作成すべき書類の種類が違います。
    日系企業の場合は履歴書と職務経歴書を提出しますが、外資系企業の場合は「レジュメ」と「カバーレター」の2種類を提出することが一般的です。レジュメとはプロフィール情報と職歴が一体化した資料のことで、カバーレターとは自己PRや志望動機を記載した資料のことをいいます。それぞれの資料は、英文で記載することが原則です。外資系企業によっても求められる書類は異なるので、各応募先のルールに従うようにしましょう。

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