職務経歴書の書き方完全ガイド｜ダウンロード用フォーマット・テンプレート付き

応募企業によっては、メールで職務経歴書の提出を受け付けているケースも珍しくありません。本章では、郵送で職務経歴書を提出するときの送り方・ルール・例文について解説します。

送り方のルール

1.プライベートのメールアドレスを使用する

携帯電話のメールアドレスは避けましょう。また、GmailやYahoo!メールなどのフリーアドレスは、一般化してきていますので利用しても問題ありませんが、フリーアドレスを利用する場合は、企業からのメールを受信できない可能性があるため、ドメイン指定受信設定をしていないか注意が必要です。
新しくアドレスを作成する場合はシンプルなものがベストです。

2.ファイル形式はWord・Excel・手書きいずれもPDFで作成。ファイル名は分かりやすく

ファイル形式に特に指定がない場合はPDF形式がベストです。WordやExcelを使って作成した場合でも、PDFファイルへ変換しておくとレイアウトも保ったまま印刷できます。
ファイル名は、採用担当者の管理がしやすくなるため、「日付」「氏名」をつけておくことをお勧めします。
（例）20220801_職務経歴書_氏名

3.パスワードはアルファベットと数字のシンプルなものを設定する

パスワードは文章のように長いものは避け、アルファベットと数字のシンプルなものを設定しましょう。
パスワードを設定した文書を送信する場合には、一通目のメールに応募書類を添付し、二通目のメールでパスワードを送ります。

採用担当者は毎日大量のメールをチェックしています。件名は、「応募書類ご送付の件　氏名」として、採用担当者が一目でわかるようにしましょう。

この記事もCHECK！履歴書をメールで送信する際パスワードは必要？例文とマナーを徹底解説！履歴書や応募書類をメールで送る際に守るべきマナーをご紹介していきます。

メール（一通目）の例文

まずは一通目に送付するメールについて、押さえるべき要素と例文を紹介します。
メールには以下の要素を必ず入れ、採用担当者に負担をかけないよう、本文はなるべく簡潔に記載しましょう。

• ①件名 ※添付する書類の内容・用件が端的に伝わるようにする
• ②宛先
• ③あいさつ文
• ④本文（用件）
• ⑤締めの言葉
• ⑥署名（自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレス）

メール（二通目 ※パスワード送付）の例文

続いて、二通目に送付するパスワードのメールについて、押さえるべき要素と例文を紹介します。
パスワードのメールを送る際は、以下の要素を押さえつつ、できるだけ用件を簡潔に伝えるようにしましょう。

• ①件名
• ②宛先
• ③用件（パスワード）
• ④締めの言葉
• ⑤署名（自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレス）

企業によっては、職務経歴書を直接持参して、採用担当者へ手渡すケースもあります。手渡しする際には、郵送の際と同様、書類一式をA4サイズのクリアファイルに同封したうえで、「角形2号」または「角形A4号」の封筒に入れましょう。ただし、手渡しの場合、直接担当者にあいさつできるので送付状は必要ありません。
また、採用担当者へ直接手渡しする場合は、相手方の住所や担当者名は書かなくても問題ありません。封筒の表面には「応募書類在中」とだけ書き、裏面の左下には自分の住所・氏名・郵便番号のみ書きましょう。

職務経歴書の内容に万が一誤りがあると、訂正したものを再度提出する必要があります。また、誤記入があることで、採用担当者に「丁寧さに欠ける」と感じさせてしまい、印象も悪くなってしまいかねません。そのため、職務経歴書を提出する前には、今一度内容を確認して、問題がないかをチェックするように心がけましょう。

本章では、職務経歴書に関する主な疑問にQ&A形式で回答します。
職務経歴書の書き方に迷った際に、ぜひ参考にしてみてください。

• Q

  職歴経歴書にはすべての経歴を書くべき？

  たとえ経験してきた職務内容が多かったとしても、職務経歴書にはすべて記載するようにしましょう。自分があまり重要ではないと認識している職務経験でも、応募企業にとっては重要な場合もあります。アピールチャンスを逃さないためにも、職務内容はもれなく記載することが大切です。また、職歴を隠ぺいして入社後に発覚すると、最悪の場合は経歴詐称を疑われかねません。その意味でも、職歴はすべて正直に書くことが肝心です。

• Q

  職務履歴書で何をアピールすればいいかわからない…

  自分にとって重要に思えない職務経験のなかにも、アピールできる要素は必ずあります。例えば、未経験職種に応募する際でも、コミュニケーションスキルやマネジメントスキルなどの汎用的なスキルは応募先で十分活かせます。転職エージェントや周囲の人に相談に乗ってもらいながら、一度自分の強みを書き出してみましょう。応募先で求められている人物像と、自分の強みの重なっている部分を探すと、書くべき内容も見えてきます。

• Q

  アルバイト・ボランティア経験は職務履歴書に記載すべき？

  アルバイト経験は、職務経歴書には記載しないことが一般的です。ただし、離職期間中にアルバイトをしており、その経験が応募先で活かせそうな場合は記載しても問題ありません。アルバイト経験を記載すべきか迷った場合は、アピールポイントとなる実績・スキルがあるかどうかで個別に判断するようにしましょう。
  また、ボランティア経験は職務ではないので、基本的に職歴の欄には記載しません。ボランティア経験のなかで習得したスキルやアピールできる実績があれば、自己PR欄でその旨を端的に説明するのがポイントです。

• Q

  ブランク期間が長い場合、職務履歴書はどう書くべき？

  職務経歴書において、ブランク期間は職務内容やスキルと比べて採用担当者からあまり重視されません。
  しかし、職務と職務のあいだの空白期間があまりに長いと、面接で理由を確認されることがあります。そのため、ブランク期間が長い場合は、職務経歴書に備考を書いておくのも一案です。例えば、「※6ヶ月間の離職期間中は転職活動に取り組んでいましたが、並行して資格の勉強にも取り組み、簿記2級を取得しました」のように補足を入れます。ブランク期間を有意義に使っていたことが伝わると、主体性や積極性のアピールにもなるでしょう。

• Q

  提出後に間違いに気づいた場合、どうする？

  間違いに気づいた時点で、速やかに採用担当者へ電話またはメールで連絡しましょう。
  その際、訂正した職務経歴書を提出してもよいか、採用担当者へ確認して指示を仰ぎます。再提出を認めてもらえた場合は、該当箇所を修正して、再度送り直しましょう。万が一面接日が迫っている場合には、当日持参するよう指示が出ることもあります。いずれの場合でも、不備があったことに対して、採用担当者に対して謝罪の気持ちを誠心誠意伝えることが大切です。

• Q

  同じ職務履歴書を、別の応募先で使い回しても大丈夫？

  どの企業に応募する場合でも、自身の職務経験が大きく変わることはありません。しかし、応募先によって求められているスキルはまったく異なります。そのため、同じ職務経歴書をそのまま使い回すのではなく、応募先によってアピールすべき強みや実績を微調整することが重要です。
  例えば、ITのスキルが必要とされている企業であればその部分の職務経験を強調したり、逆に求められていないスキルは控えめに書いたりするという工夫もできます。応募先ごとの社風や職務内容を正しく理解したうえで、職務経歴書の書き方をアレンジすることがポイントです。

• Q

  外資系企業と日系企業で職務経歴書は違う？

  外資系企業と日系企業では、作成すべき書類の種類が違います。
  日系企業の場合は履歴書と職務経歴書を提出しますが、外資系企業の場合は「レジュメ」と「カバーレター」の2種類を提出することが一般的です。レジュメとはプロフィール情報と職歴が一体化した資料のことで、カバーレターとは自己PRや志望動機を記載した資料のことをいいます。それぞれの資料は、英文で記載することが原則です。外資系企業によっても求められる書類は異なるので、各応募先のルールに従うようにしましょう。